「言った言わない」問題を根絶する｜クライアント確認メールの書き方テンプレート

こんにちは！

今日は「『言った言わない』問題を根絶するクライアント確認メールの書き方」について解説します。

なぜ「言った言わない」が起きるのか

Web制作の現場で、めっちゃ困るやつですよね。
電話で「こういう方向でいきましょう」って話したのに、後で「そんなこと聞いてない」と言われる。
逆にメールで確認したはずなのに、忙しかったんか読み落とされている。
こういうことって、ほんまにしょっちゅう起こります。

僕も新人時代、口頭で打ち合わせを終えて、その1週間後に「あれ、そんな仕様だったっけ？」と言われて、めっちゃ焦りました。
その時点では、もう設計が進んでた。
修正に3日かかって、クライアントにも迷惑かけてしまいました。

この問題の根本原因は、シンプルです。
「言葉は消える、でもテキストは残る」ということ。
電話や対面の打ち合わせは、その場では共通認識ができた気がしても、時間が経つと「あ、あの話ってこういう意味だったのか」と解釈がズレてしまうんです。

特にクライアント側は複数のプロジェクトを抱えていることが多いので、我々が言ったことを完全には覚えていません。
そこで必要になるのが「確認メール」です。
ただし、やみくもに送るんじゃなくて、戦略的に書く必要があるんですよ。

確認メールの3つの重要要素

確認メールを書く時に、必ず入れるべき要素は3つあります。

1. 「本日の打ち合わせで確認した内容」という明示

メールの冒頭に「本日の打ち合わせで以下の内容を確認いたしました」と、必ず明記するんです。
これがあるだけで、クライアントは「あ、これ公式な確認事項なんだ」と認識します。
曖昧な「今後の予定として」ではなく、もっと明確な言い方が大事ですね。

2. 箇条書きで、項目ごとに分ける

長文で書かれたメールって、ほんま読み落としやすいんです。
特にクライアントは移動中とか、他の業務の合間にメールをチェックするので、一瞬で理解できる形にする必要があります。
「納期」「仕様」「デザイン方針」「修正スケジュール」みたいに、項目ごとに分けて箇条書きにするんですよ。

3. 「ご確認をお願いします＆期限を付ける」

これが超大事。
「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」で終わるメールと、「お手数ですが、○月○日までにご確認いただき、ご質問やご指摘がございましたらご返信をお願いいたします」で終わるメールでは、返信率がぜんぜん違います。
期限を設けることで、クライアントも「あ、これ返信する必要があるんだ」と気づくんです。

実践的なメールテンプレートと書き方

ここからは、実際に使えるテンプレートと、書く時のコツをお話しします。

基本的なテンプレート構成

実践的なメール構成は、このようなイメージです。

書く時に気をつけるポイント

このテンプレートを使う時に、気をつけるべきポイントをいくつかお話しします。

• 日付は必ず「○月○日（曜日）」と、曜日も入れる
  クライアント側が予定を確認する時に、曜日があるだけでめっちゃ違います。
• 「予定としては」「～の予定です」ではなく「確認いたしました」と過去形で書く
  これはほんま大事。
  「予定」だと、まだ未決定っぽく見えるんです。
  「本日確認した」と明確に書くことで、公式な決定事項だと認識させます。
• 数字や固有名詞は、絶対に間違えない
  金額、本数、色コード（例：#2c3e50）、クライアント企業名など。
  ここでミスると、後から大問題になります。
  送信前に3回は確認しましょう。
• クライアント側の作業依頼は、期限を明記して、項目ごとに分ける
  「テキスト素材をお願いします」ではなく、「以下の3つのテキスト素材を、○月○日までにご提出をお願いします。①…②…③…」という形ですね。
• 返信期限は「営業日」で数えると、親切です
  「3営業日」「5営業日」という書き方をすると、クライアント側が計算しやすいんです。

修正依頼の時は、さらに工夫を

デザイン修正の指示が出た時のメールは、特に注意が必要です。

例えば、クライアントから「配色をもう少し明るくしてほしい